Funksioni financiar i gatshëm për AI: një model pjekurie për NVM-të

Pothuajse çdo biznes i vogël dhe i mesëm me të cilin flasim dëshiron ta përdorë AI-në në financa. Më pak prej tyre mund të thonë çfarë do të ndryshonte kjo në muajin e tyre, dhe edhe më pak kanë themelet që i nevojiten. AI nuk e rregullon një funksion financiar që punon me shtojca emailesh dhe tabela. Ajo e përforcon atë që ekziston tashmë: të dhënat e pastra, të strukturuara dhe në kohë bëhen më të shpejta dhe më të dobishme, ndërsa të dhënat e çrregullta bëhen të çrregullta më shpejt. Ky raport paraqet një model pjekurie me pesë nivele që e përdorim me klientët për të vendosur çfarë duhet bërë së pari.

Pse një model pjekurie

Ekipet financiare rrallë dështojnë me AI-në sepse teknologjia është e dobët. Dështojnë sepse përpiqen të automatizojnë një hap që ende nuk është standardizuar. Një model nuk mund t'i lexojë faturat në mënyrë të besueshme nëse ato vijnë nga pesë kanale, dhe nuk mund t'i rakordojë llogaritë nëse gjysma e transaksioneve regjistrohen me javë vonesë. Nivelet më poshtë përshkruajnë themelet nga të cilat varet çdo hap, që investimi të shkojë aty ku kthehet.

Pesë nivelet

Niveli 1: Manual

Dokumentet vijnë si t'i pëlqejë dërguesit. Dikush i mbledh, i shtyp në libra dhe e rakordon bankën kur ka kohë. Muaji mbyllet vonë, dhe shifrave u besohet kryesisht sepse askush nuk ka kohë t'i vërë në pikëpyetje. Përparësia këtu nuk është AI-ja. Është që çdo dokument të kalojë në formë digjitale dhe çdo transaksion të regjistrohet në muajin e duhur.

Niveli 2: I digjitalizuar

Biznesi përdor softuer kontabiliteti, shpesh në cloud, dhe dokumentet ekzistojnë si PDF ose skanime. Lidhjet me bankën mund të jenë tashmë aktive. Por futja e të dhënave dhe përputhja janë ende manuale, dhe secili i arkivon dokumentet në mënyrën e vet. Shumica e NVM-ve që takojmë janë këtu. Hapi i ardhshëm është standardizimi, jo softuer i ri.

Niveli 3: I lidhur

Të gjitha dokumentet vijnë përmes një kanali, si një portal klienti, dhe lidhen me periudhën e duhur. Plani kontabël është i qëndrueshëm. Ka një kalendar mbylljeje me persona përgjegjës dhe data fikse, të ankoruar në Kosovë te ritmi ligjor: tatimi në paga dhe pensioni deri më 15, TVSH-ja deri më 20. Rakordimet bëhen çdo muaj, jo në fund të vitit. Në këtë nivel AI-ja ia vlen të vihet në punë, sepse hyrjet tani janë të parashikueshme.

Niveli 4: I automatizuar

Dokumentet lexohen automatikisht dhe kontrollohen sipas rregullave: aritmetika, normat e njohura të TVSH-së (18%, 8% ose zero për faturat vendase), dyfishimet dhe periudhat. Fushat me besueshmëri të ulët dhe çdo gjë e pazakontë i sinjalizohen një personi. Transaksionet bankare përputhen automatikisht me faturat, dhe një kontabilist i miraton propozimet në vend që ta krijojë vetë çdo regjistrim. Panelet menaxheriale përditësohen bashkë me librat. Njerëzit e kalojnë kohën me përjashtimet, gjykimin dhe miratimin.

Niveli 5: Inteligjent

Me një historik të pastër dhe të strukturuar, funksioni financiar mund të shohë përpara: parashikime të parasë së gatshme, sinjalizime kur një zë shpenzimi lëviz papritur dhe asistentë që u përgjigjen pyetjeve si cili do të jetë pozicioni i TVSH-së më 20, duke cituar dokumentet dhe regjistrimet që kanë përdorur. Mbyllja bëhet e vazhdueshme, sepse problemet gjenden gjatë muajit. Njerëzit e kalojnë pjesën më të madhe të kohës duke e këshilluar biznesin. Shumë pak NVM kanë nevojë të jenë këtu në çdo fushë; ia vlen të synohet aty ku ka më shumë rëndësi për biznesin.

Si ta dalloni ku qëndroni

• Nga sa kanale vijnë dokumentet, dhe a e di dikush listën e plotë?
• Në cilën ditë pune të muajit pasues mbyllen librat, dhe a është e njëjta çdo muaj?
• A rakordohen llogaritë bankare çdo muaj, dhe a e rishikon rakordimin një person i dytë?
• Sa kohë shkon çdo muaj për të shtypur informacion që ekziston tashmë në një dokument?
• Kur menaxhmenti bën një pyetje për shifrat, a gjendet përgjigjja në një raport apo rindërtohet në një tabelë?

Përgjigjuni sinqerisht dhe vlerësojeni secilën fushë veç e veç. Shumica e bizneseve janë në nivele të ndryshme në fusha të ndryshme, për shembull në nivelin 3 për pagat dhe në nivelin 1 për faturat e blerjeve.

Ngjituni një nivel në një kohë

Gabimi më i zakonshëm është kërcimi nga niveli 1 ose 2 drejt e në nivelin 4 duke blerë një mjet. Automatizimi mbi hyrje jokonsistente prodhon me shpejtësi gabime të bëra me siguri. Radha ka rëndësi: standardizoni hyrjet, rregulloni kalendarin, rakordoni çdo muaj, pastaj automatizoni, dhe vetëm atëherë ndërtoni inteligjencë mbi historikun që krijon automatizimi.

Një plan 90-ditor për të arritur nivelin 3

• Ditët 1 deri në 30: zgjidhni një kanal për të gjitha dokumentet, bini dakord për një kalendar mbylljeje me persona përgjegjës dhe pastroni planin kontabël.
• Ditët 31 deri në 60: lidhni bankat me softuerin kur është e mundur, rakordoni çdo llogari çdo muaj dhe futni një paketë standarde raportimi mujor.
• Ditët 61 deri në 90: provoni leximin e dokumenteve me AI për një lloj dokumenti, si faturat e blerjeve, me një person që rishikon çdo rezultat, dhe matni sa shpesh nevojiten korrigjime.

Qeverisja nuk pret nivelin 5

Që nga hapi i parë i automatizuar, disa rregulla duhet të jenë të qarta. Asgjë nuk regjistrohet në libra pa miratimin e një personi. Çdo regjistrim i automatizuar ruan lidhjen me dokumentin burimor. Vlerësimet e besueshmërisë dhe përjashtimet janë të dukshme, jo të fshehura. Dokumentet financiare ruhen në mënyrë private, me qasje të kufizuar te personat që kanë nevojë. Dhe personat që miratojnë e kuptojnë çfarë bën sistemi, që të mund ta shpjegojnë çdo shifër para një auditori ose para administratës tatimore.

Çfarë të matni

Një funksion financiar i gatshëm për AI nuk është ai që ka blerë AI. Është ai, të dhënat e të cilit janë aq të pastra sa AI-së t'i besohet shtypja.