Leximi i faturave me AI: çfarë funksionon sot dhe ku mbeten njerëzit në kontroll

Futja me dorë e faturave është ora me vlerën më të vogël në javën e çdo ekipi financiar. Është edhe vendi ku fillojnë shumë gabime: një shifër e ngatërruar në numrin e faturës, një shumë TVSH-je e shtypur në fushën e vlerës neto, një blerje e regjistruar në muajin e gabuar. Leximi i dokumenteve me AI është bërë mjaftueshëm i mirë sa ta heqë pjesën më të madhe të kësaj shtypjeje. Nuk është bërë aq i mirë sa ta zëvendësojë kontabilistin, dhe bizneset që përfitojnë më shumë prej tij janë ato që e kanë të qartë këtë dallim.

Çfarë bën mirë AI sot

Modelet e sotme i lexojnë faturat ashtu si një person, duke e kuptuar strukturën e dokumentit në vend që të mbështeten te një shabllon fiks për çdo furnitor. Në një faturë tipike blerjeje ato nxjerrin me besueshmëri:

• emrin e furnitorit dhe të dhënat e tij të identifikimit tatimor;
• numrin e faturës, datën e faturës dhe afatin e pagesës;
• vlerën neto, shumën e TVSH-së, normën e TVSH-së dhe totalin bruto;
• valutën dhe kushtet e pagesës;
• një përshkrim të shkurtër të asaj që është blerë.

Këtë e bëjnë nga PDF të skanuara, kuponë të fotografuar dhe fatura në shqip, anglisht, gjermanisht dhe gjuhë të tjera, dhe e bëjnë brenda pak sekondave.

Kontrollet që e bëjnë rezultatin të besueshëm

Leximi është vetëm gjysma e punës. Çdo faturë e lexuar duhet të kalojë kontrolle të thjeshta mekanike para se dikush të mbështetet në të:

• Aritmetika. Vlera neto plus TVSH-ja është e barabartë me totalin bruto, dhe shuma e TVSH-së përputhet me normën e shënuar.
• Normat e njohura. Në Kosovë, norma në një faturë vendase duhet të jetë 18%, 8% ose zero. Çdo gjë tjetër sinjalizohet.
• Dyfishimet. I njëjti furnitor me të njëjtin numër fature, i parë dy herë, ndalohet para se të regjistrohet dy herë.
• Periudha. Data e faturës bie në muajin që po mbyllet, ose dallimi shpjegohet.
• Besueshmëria. Çdo fushë ka një vlerësim besueshmërie, dhe fushat me besueshmëri të ulët theksohen në vend që të hamendësohen.

Këto kontrolle nuk janë inteligjente, dhe pikërisht për këtë janë të dobishme: kapin gabimet që një model i bën me siguri të plotë.

Ku mbeten njerëzit në kontroll

Vendimet që kërkojnë gjykim mbeten te një person: nëse TVSH-ja hyrëse mund të zbritet, nëse një zë është shpenzim apo aset, nëse fatura e një furnitori të huaj kërkon trajtim tjetër dhe nëse diçka thjesht nuk duket në rregull. Një model mund t'i nxjerrë në pah këto pyetje. Nuk duhet t'u përgjigjet vetë dhe nuk duhet të regjistrojë asgjë në libra pa miratimin e një personi.

Çfarë ndryshon për ekipin financiar

Kur leximi automatizohet, muaji i kontabilistit merr formë tjetër. Më pak kohë shkon në shtypje dhe më shumë në rishikim, rakordim dhe në bisedat që kanë rëndësi: pse lëvizi një zë shpenzimi, cili furnitor faturon në mënyrë jokonsistente, cili do të jetë pozicioni i TVSH-së më 20. Mbyllja shpejtohet, sepse dokumentet përpunohen kur arrijnë dhe jo në grup në fund të muajit.

Qëllimi nuk është një kontabilist që kontrollon AI-në. Është një AI që bën shtypjen, që kontabilisti të bëjë kontabilitetin.

Si e zbatojmë në Ura

Klientët ngarkojnë faturat dhe kuponët përmes portalit të klientit të Ura-s. Çdo dokument lexohet automatikisht, kontrollohet sipas rregullave të mësipërme dhe shënohet si gati ose si i nevojshëm për rishikim. Një kontabilist rishikon çdo fushë të sinjalizuar, konfirmon trajtimin e TVSH-së dhe e miraton regjistrimin para se të arrijë në libra. Dokumentet ruhen në mënyrë private dhe hapen vetëm nga personat që punojnë me llogarinë e klientit.

Si të filloni

Nëse doni ta provoni leximin e faturave me AI në ekipin tuaj, filloni me pak: një lloj dokumenti, një muaj dhe një person që rishikon çdo rezultat. Matni sa shpesh duhet të korrigjojë diçka rishikuesi, rregulloni shkaqet dhe zgjeroni fushëveprimin vetëm kur shkalla e gabimeve është ajo që do ta pranonit nga një koleg i ri.