Ngritja e një ekipi financiar në Kosovë për një kompani softuerike nga Berlini

Klienti, një kompani softuerike me seli në Berlin që sapo kishte mbyllur një raund financimi Series A, po rritej më shpejt se funksioni i saj financiar. Kontabiliteti ndahej mes një kontabilisti të jashtëm me kohë të pjesshme dhe njërit prej themeluesve. Muaji mbyllej me gjashtë javë vonesë, kur mbyllej fare; përditësimet për investitorët përgatiteshin me dorë natën para mbledhjes së bordit; dhe themeluesit nuk kishin një pamje të besueshme, muaj pas muaji, të parasë së gatshme.

Ngritja e një ekipi të plotë të brendshëm në Berlin ishte një mundësi që kompania e kishte shqyrtuar, por ajo donte që punonjësit me kohë të plotë të mbeteshin të përqendruar te produkti dhe inxhinieria. I nevojiteshin:

• një mbyllje mujore me orar fiks, në softuerin e saj ekzistues të kontabilitetit dhe në planin e saj kontabël;
• llogaritë e pagueshme dhe të arkëtueshme të trajtuara çdo ditë, me miratimet që mbeteshin te themeluesit;
• një paketë raportimi për bordin dhe investitorët në format të njëtrajtshëm;
• një person i nivelit të lartë në financa që të mbante përgjegjësi për shifrat në bisedat me investitorët.

Angazhimin e projektuam si zgjatim të ekipit të vetë klientit, jo si një shërbim të jashtëm që qëndron mënjanë.

Javët 1 dhe 2: diagnoza dhe projektimi

Rishikuam librat, planin kontabël, rrjedhat e miratimit dhe raportimin që prisnin investitorët. Bashkë me themeluesit ramë dakord për një kalendar mbylljeje, për ndarjen e përgjegjësive dhe për formatin e paketës mujore.

Javët 3 dhe 4: ekipi dhe dorëzimi i punës

Caktuam një ekip të dedikuar nga zyra jonë në Prishtinë: dy kontabilistë për regjistrimet e përditshme dhe mbylljen, nën mbikëqyrjen e një konsulenti të lartë, me mbështetje në nivel CFO nga partnerët tanë për planifikimin dhe raportimin për investitorët. Ekipi punoi në softuerin e kontabilitetit të klientit, me të drejta qasjeje të dakorduara me themeluesit, dhe i mori librat nga kontabilisti i mëparshëm përmes një dorëzimi të dokumentuar.

Nga muaji i dytë: një ritëm i qëndrueshëm

• Faturat dhe kuponët mblidheshin përmes një kanali të vetëm dhe përpunoheshin çdo ditë, me lexim të ndihmuar nga AI dhe rishikim nga kontabilisti.
• Rakordimet bankare kryheshin çdo javë, jo në fund të vitit.
• Muaji mbyllej në ditën e pestë të punës, e ndjekur nga paketa e raportimit.
• Një parashikim i vazhdueshëm i parasë së gatshme përditësohej çdo muaj dhe rishikohej me themeluesit.

Meqë ekipi punonte me orarin e Evropës Qendrore, pyetjet merrnin përgjigje po atë ditë, dhe themeluesit e ruajtën miratimin e çdo pagese.

Brenda katër javëve nga biseda e parë, ekipi po punonte në sistemet e klientit, dhe nga muaji i dytë librat mbylleshin në ditën e pestë të punës.

• Një mbyllje e parashikueshme. Mbyllje në fund të muajit me orar fiks, me rakordime të kryera dhe të rishikuara çdo muaj.
• Biseda më të mira me investitorët. Një paketë e njëtrajtshme për bordin dhe investitorët, e përgatitur nga libra të mbyllur dhe jo nga vlerësime.
• Pamje e qartë e parasë së gatshme. Një parashikim i vazhdueshëm që themeluesit e rishikojnë çdo muaj.
• Kohë e rikthyer për themeluesit. Themeluesi që merrej me kontabilitetin iu rikthye drejtimit të biznesit, duke e ruajtur miratimin e pagesave.

Një ekip financiar jashtë vendit funksionon kur është pjesë e ritmit të klientit, jo një kuti postare për dokumente.