Pesë dokumente që kontabilisti juaj i ka të nevojshme çdo muaj

Një mbyllje mujore është aq e mirë sa dokumentet që i arrijnë kontabilistit. Shumica e vonesave që shohim te bizneset e vogla dhe të mesme nuk kanë të bëjnë me vetë kontabilitetin: vijnë nga dokumente që arrijnë vonë, që arrijnë të paplota ose që nuk arrijnë fare. Nëse pesë gjëra i arrijnë kontabilistit tuaj herët çdo muaj, mbyllja bëhet e parashikueshme, deklarata e TVSH-së më 20 përgatitet pa ngutje dhe shifrat që lexoni janë shifra të cilave mund t'u besoni.

1. Pasqyrat bankare

Pasqyrat bankare janë shtylla e librave kontabël. Çdo pagesë hyrëse dhe dalëse duhet të përputhet me një faturë, një listëpagesë, një pagesë tatimore ose një transfer mes llogarive tuaja. Dërgoni pasqyrat për çdo llogari që përdor biznesi, përfshirë llogaritë e kursimit, llogaritë në valutë të huaj dhe llogaritë e kartave, për muajin e plotë kalendarik. Një eksport nga bankingu elektronik zakonisht është më i mirë se një PDF, sepse mund të importohet drejtpërdrejt. Nëse mungon një llogari, librat janë të paplotë, sado e mirë të jetë pjesa tjetër e punës.

2. Faturat e blerjeve

Çdo faturë blerjeje që biznesi ka pranuar gjatë muajit: furnitorët, qiraja, shërbimet komunale, abonimet në softuer, karburanti dhe shërbimet profesionale. Faturat e blerjeve mbështesin shpenzimet tuaja dhe, për bizneset e regjistruara për TVSH, TVSH-në hyrëse që zbritni. Një faturë që mungon në mbyllje është ose një shpenzim i lënë jashtë muajit, ose një zbritje e TVSH-së e kërkuar me vonesë. Kërkojuni furnitorëve t'i dërgojnë faturat në një adresë të vetme, që asgjë të mos presë në postën personale të dikujt.

3. Faturat e shitjeve

Një kopje e çdo fature shitjeje të lëshuar gjatë muajit, bashkë me notat e kreditit. Nëse faturat i lëshoni nga një softuer kontabiliteti ose faturimi, kontabilisti juaj mund t'i lexojë drejtpërdrejt; nëse i lëshoni me dorë ose në një tabelë, dërgoni gjithë vargun që të duken boshllëqet. Faturat e shitjeve përcaktojnë të hyrat, llogaritë e arkëtueshme dhe TVSH-në dalëse, kështu që një faturë që mungon ndryshon tri shifra një herësh.

4. Ndryshimet në paga

Pagat llogariten nga fakte që i dini vetëm ju. Njoftojeni kontabilistin para se të përgatitet lista e pagave për:

• të punësuarit e rinj dhe datat kur fillojnë, si dhe këdo që largohet, me ditën e fundit të punës;
• ndryshimet në pagën bruto, bonuset ose pagesat e tjera;
• pushimet e papaguara, mungesët e gjata ose ndryshimet në orarin e punës;
• ndryshimin e statusit të punëdhënësit kryesor të një të punësuari, që vendos nëse zbatohen shkallët 0%, 8% dhe 10% apo norma fikse prej 10%.

Tatimi në paga dhe kontributet pensionale deklarohen dhe paguhen deri më 15 të muajit pasues, prandaj informacioni për pagat duhet të arrijë shumë më herët.

5. Kontratat e reja ose të ndryshuara

Kontratat shpjegojnë transaksione që faturat vetëm nuk i shpjegojnë. Një qira e re, një kredi, një marrëveshje me furnitor me kushte pagese, një kontratë me klient me faza, një kontratë pune ose një ndryshim i ndonjërës prej tyre mund të ndryshojë mënyrën si regjistrohet një transaksion, kur njihen të hyrat ose cili tatim zbatohet. Dërgoni një kopje sa herë që nënshkruhet ose ndryshohet diçka, jo vetëm kur vjen fatura e parë.

Një rutinë e thjeshtë mujore

Dërgojini një herë, në një vend

Zinxhirët e emaileve, aplikacionet e mesazheve dhe dosjet në letra janë vendet ku humbin dokumentet. Klientët tanë ngarkojnë gjithçka përmes portalit të klientit të Ura-s: pasqyrat bankare, faturat, kontratat dhe ndryshimet në paga shkojnë në një vend, lidhen me muajin e duhur dhe janë të dukshme për të dyja palët. Kërkesat për dokumente nga ekipi ynë shfaqen në portal me afat, kështu që është gjithmonë e qartë çfarë mungon ende. Faturat e ngarkuara atje lexohen automatikisht dhe kontrollohen nga një kontabilist para se të regjistrohet çdo gjë.

Mbyllja më e shpejtë nuk është ajo me kontabilistin më të mirë. Është ajo ku dokumentet arrijnë në ditën e tretë.

Nëse kontabilisti juaj ende ju kërkon dokumente në gjysmën e dytë të muajit, zgjidhja zakonisht është një rutinë, jo më shumë mundim. Bini dakord për pesë gjërat e mësipërme, për datat dhe për kanalin, dhe mbajeni njëri-tjetrin përgjegjës.